Dane płacowe

Przekazanie informacji o wynagrodzeniach w Twojej firmie polega na wgraniu do aplikacji pliku z danymi na ich temat. Taka forma przekazywania danych jest w pełni bezpieczna ze względu na szyfrowanie komunikacji w trakcie przekazywania i zapisanie pliku w odseparowanej od innych danych lokalizacji na serwerze.

Przygotowanie danych jest równie proste jak ich wgrywanie. Wystarczy pobrać eksport z systemu kadrowo-płacowego i zaciągnąć go do gotowego szablonu (arkusza Excel), który pobieramy bezpośrednio z platformy. Szczegółowe informacje odnośnie tego, jakie dane powinieneś przekazać, znajdziesz w szablonie. W razie wątpliwości do dyspozycji masz również opiekuna Twojej firmy.

Q&A

• Czy przekazując dane płacowe podajemy roczną wysokość poszczególnych dodatków i czy przekazujemy je w ujęciu kalendarzowym?

Ważne, żeby był to okres ostatnich, pełnych 12 miesięcy.

• Czy za każdym razem kiedy w firmie zmieniają się wynagrodzenia powinniśmy aktualizować dane płacowe? Czy można edytować pojedyncze osoby?

Prosimy o aktualizację danych płacowych w przypadku większych zmian w wynagrodzeniach. Istnieje możliwość skorzystania z ostatnio przekazanego pliku - nanoszenia zmian w wynagrodzeniu, dodawania/usuwania wierszy z poszczególnymi pracownikami w dowolnym momencie w roku. Można także za każdym razem tworzyć nowy plik.

• W jaki sposób powinniśmy przekazać dodatki płacowe w ujęciu rocznym, jeśli pracownik był zatrudniony w trakcie roku?

W takim przypadku prosimy o przekazanie realnie wypłaconej kwoty - od momentu, w którym pracownik został zatrudniony.

• Czy jeśli braliśmy już udział w Raporcie i mamy zwartościowane stanowiska to tylko wrzucamy dane płacowe?

Tak, jeżeli stanowiska były już wcześniej zwartościowane, to przy kolejnej aktualizacji danych płacowych poprzednie wartościowania skopiują się automatycznie. Może wystąpić sytuacja, w której pojawiają się całkiem nowe stanowiska - w tym przypadku trzeba będzie je zwartościować.

• Czy po wgraniu pliku z danymi płacowymi pojawia się informacja, czy dane są np. niekompatybilne (albo w niewłaściwym formacie)?

Konsultant analityczny przypisany do Państwa firmy każdorazowo weryfikuje wgrane pliki i w razie problemów kontaktuje się z prośbą o zmianę formatu, oczyszczenie pliku z formuł bądź inne kwestie, które uniemożliwiają prawidłowy odczyt danych. Ważne jest, aby plik nie zawierał formuł i nie był zabezpieczony hasłem. 

• Czy przekazując dane płacowe data zatrudnienia na stanowisku jest wymagana?

Wszystkie kolumny są obowiązkowe. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy Uczestnik badania zastrzega niektóre informacje - jest to weryfikowane z Konsultantem analitycznym firmy - pod warunkiem, że nie jest to kolumna, której brak mógłby wpłynąć na zaburzenie wyników. 

• Czy przekazując dane płacowe należy zmieniać nazwy kolumn w pliku z danymi płacowymi?

Tak, w przypadku nazw kolumn zawierających dodatki płacowe można zmienić nazwę kolumny na nazwę dodatku i/lub jego krótki opis. Po przekazaniu na platformę pliku z danymi płacowymi, Państwa Konsultant analityczny weryfikuje dane i wspólnie z Państwem omawia poszczególne składniki wynagrodzenia, żeby później móc je zakwalifikować do odpowiedniego rodzaju płacy. Zmiana nazwy nie jest konieczna, ale znacząco przyśpiesza akceptację danych płacowych.

• Czy przekazując dane płacowe w nadgodzinach ujmujemy pracę w godzinach nocnych oraz w niedziele i święta?

Jeśli mówimy o pracy w godzinach nocnych, niedzielę i święta w standardowych godzinach i wymiarze pracy, to takie informacje przekazujemy w formie dodatku - dodając nową kolumnę i nazywając ją np. "praca w nocy", "niedziele i święta" i traktujemy takie dodatki jako składniki wynagrodzenia. Jeśli zdarzy się tak, że nadgodziny wystąpiły w godzinach nocnych bądź w niedziele i święta, to uwzględniamy je w kolumnie Nadgodziny.

• Czy w danych płacowych ujmujemy odprawy jako składnik wynagrodzenia?

Nie, nie należy ujmować odpraw. W szablonie do przekazywania danych płacowych znajduje się arkusz o nazwie "FAQ - składniki wynagrodzenia", w którym wymieniliśmy te składniki, których prosimy nie uwzględniać. Znajduje się tam m.in. odszkodowanie za likwidację stanowiska oraz odszkodowanie za skrócony czas wypowiedzenia.

• Jak przekazać dane płacowe jeśli dodatki płacowe są zależne od wynagrodzenia zasadniczego?

Dodatki przekazujemy za okres ostatnich 12 miesięcy (licząc wstecz od miesiąca, w którym przekazujemy dane) i podajemy sumę realnie wypłaconą pracownikowi.

• W jaki sposób powinniśmy wykazywać w pliku z danymi płacowymi pracowników zatrudnionych na część etatu?

Dane pracowników zatrudnionych na niepełny etat nie są wliczane do Raportu, ale jak najbardziej mogą Państwo przekazać takie informacje. Wystarczy w pliku z danymi płacowymi w kolumnie "Wymiar etatu" wykazać, w jakim wymiarze dany pracownik jest zatrudniony. Przekazanie danych pracowników zatrudnionych na niepełny etat pozwoli na zwartościowanie ich stanowisk oraz sprawdzenie w Raporcie jak wygląda wynagrodzenie przy pełnym etacie.

• Czy podczas przekazywania danych płacowych ujmujemy tylko nadgodziny wypłacone? 

Zarówno w kwestii nadgodzin, jak i pozostałych składników wynagrodzenia, prosimy o przekazywanie realnie wypłaconych kwot. 

• Czy przekazując dane płacowe, dodatkowe składniki wynagrodzeń podajemy w kwocie brutto czy netto w ujęciu rocznym?

Zarówno wynagrodzenie zasadnicze, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia podajemy brutto. 

• Czy przekazując dane płacowe wykazujemy pracowników zatrudnionych na dzień przekazania danych, czy uwzględniamy też pracowników zwolnionych w trakcie roku?

Prosimy o przekazywanie danych na temat pracowników, którzy na dzień przekazania danych są zatrudnieni w organizacji. 

• Czy przekazując dane płacowe wystarczy uzupełnić informację kto posiada samochód służbowy? Czy potrzebne są wszystkie dane dot. samochodu?

Prosimy o to, by przekazywać wszystkie informacje. Jeżeli pojawia się prośba o pominięcie kolumny związanej ze szczegółami dotyczącymi samochodu, to po indywidualnej konsultacji konkretnego przypadku z Konsultantem analitycznym, możliwe jest pominięcie - o ile nie jest to kolumna, która mogłaby zaburzyć wyniki badania.

• Czy w szablonie służącym do przekazania danych płacowych, w kolumnie dotyczącej wymaganych języków chodzi o poziom wymagany na stanowisku, czy o poziom który aktualnie posiada konkretny pracownik?

Prosimy o przekazanie informacji na temat wymaganego poziomu języka, a nie poziomu, jaki faktycznie mają pracownicy na danym stanowisku. 

• Czy przekazując dane płacowe, wynagrodzenie zasadnicze podajemy ostatnie czy średnie z roku?

Jako wynagrodzenie zasadnicze podajemy najbardziej aktualną stawkę z umowy o pracę, wartość miesięczną.

• Co oznacza długotrwałe zwolnienie lekarskie?

O zwolnieniach lekarskich długotrwałych mówimy wtedy, gdy są one ciągłe i przekraczają pół roku.